Los canales de denuncia han empezado a implantarse en las empresas en España desde hace relativamente poco tiempo. Estos canales, accesibles a toda la organización y confidenciales, permiten el reporte de incidencias, problemas o delitos, al órgano correspondiente, sea este Compliance, u otro órgano responsable del tratamiento de estos incumplimientos. Los canales se implantan dependiendo de la cultura, la estructura y el tamaño de la empresa y pueden estar gestionados internamente, por un departamento o función de la organización, o externamente, por una organización independiente. Pueden estar integrados en la intranet, en una web propia o una independiente.

La segunda opción, la externalización, es sin duda la opción que nos permite garantizar la completa confidencialidad y neutralidad en el tratamiento de las denuncias y sin duda la opción más asequible. Tengamos en cuenta que la creación y puesta en marcha de un canal de denuncias de manera interna, supone el desarrollo de un software y la adquisición de un hardware específico, así como las personas necesarias para el funcionamiento del canal, con los correspondientes costes asociados. La implicación de personal en el desarrollo del mismo, hace más complicada la neutralidad del desarrollo.

A través de una organización externa e independiente, la implantación del canal es tan sencilla como la parametrización del mismo según la casuística de la organización y la asignación de roles, garantizando la no implicación de la dirección hasta que no sea realmente necesario. Sin duda esta es la opción más fácil y asequible para organizaciones que no pueden, o no quieren, acometer el desarrollo propio.

para la correcta implantación y gestión del Canal, debemos asegurarnos de que toda la organización conoce y entiende su utilización y sus objetivos

Un canal de denuncias externo deberá por tanto garantizar la confidencialidad, la accesibilidad y la correcta participación de las personas que intervienen en el proceso de denuncia y en el tratamiento de incumplimientos. La implantación del mismo será supervisada por profesionales certificados, así como su funcionamiento, para adecuar el Canal a los procedimientos de la organización.

Sea interna o externamente, para la correcta implantación y gestión del Canal, debemos asegurarnos de que toda la organización conoce y entiende su utilización y sus objetivos, a través de formación específica en su uso, así como en el proceso por el cual las denuncias son tratadas, de manera clara y transparente. Esta formación, deberá ser reforzada por un plan de comunicación a través del cual se informe a la organización de la marcha del canal de denuncias y sus resultados. También realizaremos un seguimiento de su funcionamiento a través de cuestionarios de satisfacción a los usuarios del mismo y a través de las diferentes analíticas que nos ofrecen las aplicaciones.